Pembuatan
(design) database yang baik memudahkan kita untuk memelihara dan
mengupgrade (suatu saat nanti) menjadi system database yang lebih
kompleks. Dengan sistem database yang benar, Anda tidak perlu merubah
nomor telepon supplier didalam tiga tempat, tapi cukup didalam data
pusatnya. Membangun database yang benar pada awal pembuatan merupakan
langkah awal agar database Anda mudah digunakan dan dimodifikasi pada
masa-masa berikutnya.
9 Langkah Membangun Database
Langkah 1 – Tentukan tujuan pembuatan database
Inilah langkah dasar yang harus Anda tentukan:
- Hendak digunakan untuk apa database Anda?
- Apa tujuan pembuatan database ini?
- Siapa saja user atau pengguna database Anda?
Dengan memahami langkah ini, maka salah satu pondasi
dasar database telah selesai Anda buat. Dengan demikian, kita tinggal
memikirkan apa saja yang kita butuhkan untuk membangun database ini.
Langkah 2 – Tentukan table-table yang diperlukan
Sebagaimana membuat bangunan rumah, setelah selesai
membuat sketsa, tentulah menentukan bahan bangunan apa saja yang
dibutuhkan untuk mewujudkan sketsa tersebut menjadi bangunan jadi yang
diinginkan. Pada database, bahan dasar untuk membangun database adalah
table. Bertanyalah kepada user (pengguna) yang hendak menggunakan
database Anda, apa yang sebenarnya mereka kehendaki dari database yang akan Anda buat.
Uraikan secara detail output atau laporan yang akan
mereka butuhkan didalam database yang akan Anda buat. Kumpulkan sketsa
dan format apa saja yang mereka kehendaki. Buatlah sketsa database
menggunakan pensil atau ballpoint didalam kertas kosong, dimana didalam
sketsa ini memperlihatkan table-table yang kira-kira akan diperlukan
nantinya.
Semakin banyak daftar informasi yang telah Anda terima
dari mereka (user) akan memudahkan perancangan awal pembuatan database.
Maka disinilah akan muncul berbagai ide didalam pikiran dan hati Anda.
Apa yang harus Anda lakukan, apa saja yang Anda butuhkan, dan lain-lain.
Dengan demikian Anda akan memahami table dan field apa saja yang
dibutuhkan untuk membangun database tersebut.
Langkah 3 – Tentukan field-field yang dibutuhkan didalam masing-masing table
Janganlah ada suatu field yang merupakan hasil
perhitungan dari field-field lainnya didalam table. Misalnya saja,
didalam table Daftar Pesanan terdapat field Quantity dan field Harga,
maka janganlah menambahkan field Total Harga didalam table ini, karena
kita bisa menggunakan object query untuk melakukan ini, tidak perlu
didalam table.
Jangan pula menambahkan field-field yang sifatnya daftar
suatu materi didalam table utama. Contoh, Anda menambahkan field daftar
produk yang Anda pesan dari supplier didalam table Daftar Supplier
yaitu field Produk1, field Produk2, dan field Produk3. Ini akan sangat
merepotkan ketika kita hendak mencari supplier apa saja yang mempunyai
produk tertentu, dan yang lebih merepotkan adalah seandainya terdapat
supplier yang daftar produknya lebih dari tiga, maka Anda harus
menambahkan field tambahan didalam table Daftar Supplier. Cara yang
benar adalah cukup daftar produk ini disimpan didalam table Master
Barang, kemudian tambahkan disana Nomor Supplier-nya.
Jangan pula menambahkan field-field statis yang sama
didalam beberapa table yang berbeda. Contoh, jika Anda telah membuat
field Nama Supplier didalam table Supplier, maka Anda tidak perlu
menambahkan field Nama Supplier didalam table Order, karena Nama
Supplier ini bisa diambil dengan menggunakan object query. Namun jika
field tersebut dinamis yang sifatnya bisa berubah, misalnya saja Harga
Barang, maka Anda boleh menambahkan field Harga Barang ini didalam table
Order dan table Master Barang.
Langkah 4 – Tentukan table yang akan digunakan secara bersama-sama
Sebagaimana kita tidak perlu membuat
field statis yang sama didalam beberapa table, jangan juga kita membuat
table statis yang sama didalam suatu database. Jadi Anda tidak perlu
membuat table Master Barang khusus untuk supplier A, sedangkan untuk
supplier B Anda membuat table Master Barang yang lain. Seandainya akan
dibuat form atau report dari data tersebut, maka Anda akan bekerja dua
kali, dan ini akan lebih memakan waktu. Dan yang lebih merepotkan lagi
adalah seandainya terjadi perubahan design table didalam table yang
satu, maka table lainnya harus dirubah juga.
Table-table statis yang akan digunakan secara
bersama-sama umumnya merupakan data master, dengan demikian seandainya
terjadi perubahan data didalam table master, maka secara otomatis pada
table-table lainnya akan ikut berubah. Inilah salah satu keunggulan
database Access, bekerja secara sistematis serta mengupdate data kedalam
semua table yang berhubungan.
Langkah 5 – Identifikasi field-field yang akan menjadi kunci
Setelah membuat table, tentukanlah field-field yang akan
menjadi kunci (primary key dan foreign key). Primary key berguna agar
data didalam table tidak duplikat atau double, sedangkan foreign key
berguna untuk menghubungkan field primary key didalam table master ke
suatu field pada table detail. Tambahkan pula index kedalam beberapa
field yang ditentukan, baik index jenis Duplicate OK ataupun No
Duplicate.
Field kunci, baik primary key maupun foreign key serta
index harus ditentukan sejak awal, dengan demikian design database pada
langkah berikutnya akan mudah. Khusus untuk primary key jenis number,
sebaiknya menggunakan type AutoNumber (Long Integer) agar user tidak
perlu menginput lagi.
Setelah Anda membuat field kunci, maka hubungkanlah
kunci-kunci ini dengan suatu hubungan yang Anda tentukan, yaitu melalui
relationships yang telah disediakan oleh Access (pelajari kembali
relationships yang sudah penulis jelaskan pada pelajaran sebelumnya).
Ingat! Pembuatan database tanpa relationships seperti membuat database
model flat (bukan RDBMS), sehingga maintenance data akan sulit nantinya.
Dan memang salah satu keunggulan Access karena didalamnya terdapat
fasilitas pembuatan relationships yang sangat baik.
Langkah 7 – Check ulang, kemudian coba ringkaskan kembali design database yang sudah dibuat (jika memungkinkan)
Ketergesa-gesaan adalah perbuatan yang kurang baik, dan
terkadang membawa penyesalan dimasa mendatang. Maka janganlah
tergesa-gesa untuk membangun object-object database lainnya jika Anda
belum mencheck ulang design database dari langkah 1 sampai dengan 6.
Lihatlah kembali, apakah memang hanya ini yang Anda butuhkan. Mungkinkah
design database yang sudah dibuat dapat diperingkas lagi? Jika Anda
telah yakin, maka teruskan ke langkah berikutnya.
Langkah 8 – Memasukkan data statis kedalam table
Langkah ini sebenarnya tidak wajib, namun ia akan
diperlukan ketika Anda hendak mencoba menjalankan program pada langkah
berikutnya. Anda mungkin ingin melihat langsung hasil suatu proses
ketika menjalankan program tersebut. Oleh karena itu Anda harus
menyiapkan serta mengisi data statis, yaitu data yang sifatnya umum atau
biasa disebut juga sebagai data master, dimana data ini akan digunakan oleh banyak table.
Contoh, daftar supplier, daftar barang, daftar customer,
dan lain-lain. Adapun table dinamis seperti table daftar transaksi
barang, table absensi karyawan tidak perlu Anda isi karena memang ia
merupakan data bergerak yang senantiasa berubah dan bertambah. Umumnya
data statis ini dapat langsung diimport dari file spreadsheet ataupun
database lainnya, seperti Microsoft Excel, SQL Server, dan lain-lain.
Oleh karena itu, kita dapat menyiapkan suatu file template didalam Excel
yang formatnya sama dengan table master, kemudian kita mengisi seluruh
data statis kedalam file Excel tersebut. Setelah selesai, kita dapat
langsung mengimportnya kedalam database MySQL.
Langkah 9 – Menciptakan object-object database lainnya
Setelah semua langkah diatas dilakukan, barulah kita mulai membuat object-object database lainnya, seperti query, form, report, macro, page, serta module.
Tags : #database #merancang_database #database_yang_baik
Sumber : https://www.opodab.com/2015/09/9-langkah-dalam-merancang-database.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar